Proměny kancelářské práce – a jak na ně!

Pandemie koronaviru v posledním roce a půl výrazně ovlivnila pracovní trh jako celek včetně způsobu práce jednotlivců i celých týmů. S rozvolněním a postupným návratem většiny zaměstnanců na pracoviště přichází na řadu nejen změny v pracovním modelu, ale také proměna samotných kanceláří.

Společnost CBRE v nedávné době provedla dva rozsáhlé průzkumy, kterými mapuje současné postoje a očekávání jak na straně firem, tak i samotných zaměstnanců. Jejich výsledky jednoznačně ukazují na nastupující trend hybridního modelu práce, který efektivně kombinuje práci v kanceláři s prací na dálku.

Postupný návrat

Podle nedávného průzkumu CBRE mezi 130 společnostmi působícími v regionu EMEA (zahrnuje Evropu včetně ČR, Střední východ a Afriku) má v současnosti zhruba 65 % firem v provozu všechny své pobočky, avšak více než polovina stále reguluje počet zaměstnanců přítomných v kancelářích. Rozdíly jsou nicméně patrné podle oboru i velikosti firem. Výsledky průzkumu ukazují, že zhruba 60 % malých společností (do 100 zaměstnanců) již umožňuje přístup na pracoviště všem svým pracovníkům, ve srovnání s 24 % středně velkých firem (do 10 000 zaměstnanců) a 11 % velkých společností (nad 10 000 lidí). Při příznivém vývoji epidemiologické situace očekává nadpoloviční většina dotázaných firem (57 %) návrat zaměstnanců na pracoviště do konce letošního roku. Oproti tomu zhruba pětina společností nemá zatím stanoven pevný termín znovuotevření kanceláří a jen zhruba 15 % oslovených hlásí stabilizovaný návrat k normálu.

Problém velikosti

„Pokud jde o budoucí využívání kanceláří, 28 % společností očekává, že velikost jejich pronajímané plochy se do budoucna nijak zásadně nezmění. Zhruba třetina respondentů dokonce předpokládá potřebu navýšení kapacity kanceláří, z toho 9 % o více než třetinu. Naopak čtyři z deseti firem zvažují zmenšení plochy kanceláří, ačkoliv pouze 5 % většího rozsahu,“ komentuje vývoj Simon Orr z CBRE a dodává: „V blízké budoucnosti očekáváme větší orientaci kanceláří na jejich uživatele. Zásadní roli bude hrát flexibilita, kvalita prostředí a také využívání moderních technologií – ať už se jedná o vybavení pro pořádání videokonferencí, senzory kvality vzduchu a obsazenosti, řídící systémy inteligentních budov, mobilní aplikace či bezdotykové technologie.“

S postupným návratem do kanceláří se objevuje i několik zásadních oblastí, na které se firmy chtějí v blízké době zaměřit. V zásadě se jedná o podporu týmové spolupráce (uvedlo 81 % respondentů), větší míru zapojení zaměstnanců do dění ve firmě (50 %), budování firemní kultury (39 %) a udržení zaměstnanců (36 %). Všechny tyto oblasti mj. vyžadují přehodnocení dosavadních způsobů organizace práce a vedení lidí, stejně jako úpravu vzhledu a fungování reálných pracovišť.

V hlavní roli flexibilita

Pandemie ukázala, že řada zaměstnanců může být produktivních i mimo čtyři stěny svých kanceláří. Zároveň odhalila klíčovou proměnu moderní pracovní síly, která si váží nově nabyté možnosti svobodně vyvažovat svůj profesní a osobní život. Z průzkumu Work from Home Survey, který provedla CBRE v osmi zemích střední a jižní Evropy včetně ČR, vyplývá, že téměř polovina respondentů (48 %) by preferovala kombinaci práce z domova s prací v kanceláři. U práce z domova lidé často pozitivně hodnotí větší kontrolu nad organizací vlastní práce a lepší rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Někteří také cítí větší zodpovědnost za dosahované výsledky i to, že se zlepšují v dotahování konkrétních úkolů a ve vyhodnocování pracovních priorit. Naopak – u práce v kanceláři respondenti nejvíce oceňují sociální interakci, kterou doma postrádají. Mezi problémy, s nimiž se zaměstnanci během pandemie potýkali, totiž patří mj. nižší míra komunikace s kolegy a klienty, odtržení od týmu či menší interakce s nadřízeným.

Pouze dobré vztahy na pracovišti jsou základem dobře fungujících týmů. Takže i když firmy vnímají rostoucí zájem zaměstnanců o větší svobodu v organizaci vlastní práce, na druhé straně chtějí, aby jejich lidé zůstali produktivní a vzájemně propojení. Pro některé to vzhledem k velikosti firmy anebo oboru podnikání bude znamenat plný návrat pracovníků zpět do kanceláří, jiní svým zaměstnancům poskytnou větší volnost a přikloní se k hybridnímu modelu práce.

V zásadě jsou možné tři základní přístupy:

• Primárním pracovištěm je kancelář (preferuje 15 % společností). Firmy, které volí tento model, považují osobní přítomnost zaměstnanců v kanceláři za zásadní pro jejich chod i kulturu. Práci na dálku umožní spíše výjimečně.
• Kombinace práce v kanceláři s prací na dálku (upřednostňuje 79 % společností): Tento přístup upřednostňují společnosti, které očekávají přiměřenou rovnováhu mezi prací na dálku s časem stráveným v kanceláři tak, aby se pracovníci dostatečně zapojili do týmových aktivit.
• Převažující práce na dálku (uvádí 1 % společností): Přístup organizací, které shledaly nedávný „experiment“ natolik efektivní, že práci z domova povýšily na nový standard. Alespoň část kancelářských prostor si i přesto ponechají, a to pro řešení úkolů vyžadujících osobní spolupráci.

Výzkumy a i zkušenosti ukazují, že hybridní práce není žádná novinka, ale masivně nastupující trend. Zpočátku byla vnímána jako fenomén, který způsobí významný odliv nájemců z administrativních center. Skutečnost je ovšem odlišná. Některé společnosti se mohou rozhodnout více diverzifikovat svá kancelářská portfolia například prostřednictvím většího využívání coworkingových prostor, nicméně v obecné rovině se kvůli nastupujícímu trendu hybridní práce změní pouze způsob využívání kanceláří.

„Tradiční pracoviště byla příliš dlouho statická a univerzální. A to navzdory faktu, že naše pracovní dny jsou plné dynamicky se měnících aktivit. Prvním pozitivním signálem, který s sebou pandemie koronaviru přinesla, je všeobecná shoda mezi zaměstnavateli a zaměstnanci, že různé druhy práce se nejlépe provádějí v různých typech prostor,“ říká Filip Muška, specialista na pracovní prostředí v CBRE.

Transformační pravidla

Pro úspěšný přechod k hybridnímu modelu práce je třeba brát v potaz tři klíčové otázky – odpovědi se následně promítnou nejen do velikosti pronajímaných prostor, ale i způsobu jejich uspořádání a také designu. V první řadě je třeba zjistit, jaká bude míra využití pracoviště, tedy kolik lidí se v jednotlivé pracovní dny na pracovišti nachází a o jaké prostory je největší zájem. V druhé řadě musí zaměstnavatel vědět, co si o hybridních modelech práce myslí jejich zaměstnanci. A v neposlední řadě je třeba vědět, jaké je maximální vytížení prostor – jsou dny, kdy bude potřeba osobní přítomnost většiny zaměstnanců.

Přitom společnosti mají při návrhu moderních pracovišť na výběr ze tří hlavních přístupů:

• Pracovní prostor uspořádaný podle způsobu práce (activity-based work). Zaměstnanci rozdělují svůj pracovní čas mezi domov a kancelář, přičemž se zapojují do individuálních i týmových aktivit. Různé části kanceláře využívají podle momentální potřeby – ať už se jedná o místa pro soustředěnou práci, zasedací místnost, telefonní budku anebo třeba odpočinkovou zónu pro neformální setkávání.
• Pracoviště zaměřené na spolupráci týmů (team-based work). Zaměstnanci rozdělují svůj čas mezi domov a kancelář, ale do kanceláře přicházejí především proto, aby spolupracovali se svým týmem na konkrétním úkolu anebo projektu. Nezbytný je dostatek zasedacích místností či kreativních zón.
• Pracovní prostor primárně určený pro jednání (event-based work). Zaměstnanci vykonávají většinu své práce doma a do kanceláře chodí hlavně na plánovaná setkání. Prostor je využíván jak pro spolupráci uvnitř firmy, tak s obchodními partnery a klienty. Lidé tráví většinu času na kreativních setkáních, ale také socializací a vzděláváním, čemuž odpovídá příslušné řešení kancelářských prostor.

SF/pb