Kancelářská revoluce aneb vpřed k nomádům

Nové komunikační technologie postupně mění pracovní návyky a ovlivňují také prostředí, ve kterém pracujeme. Podle sociologických výzkumů bude už v roce 2014 polovinu zaměstnaných tvořit generace Y (tj. lidí narozených po roce 1976), kteří běžně používají veškeré způsoby mobilní komunikace a v digitálním světě se pohybují naprosto přirozeně. Ruku v ruce s tím se bude moderní kancelář měnit, když v tradičním pojetí svým způsobem vlastně zanikne.

Moderní komunikační technologie (zejména mobilní internet, mobilní videohovory, bezdrátová síť 3G a cloud computing) posouvají tradiční pojetí kancelářské práce (tj. činnost zaměstnance v pevně stanovené pracovní době od 8 do 17 hodin v sídle společnosti; u jeho stolu a u jeho vlastního stolního PC) k tzv. mobilnímu, resp. elektronickému nomádství – pod tímto pojmem je třeba si představit hlavně flexibilní pracovní dobu a nezávislost na pevném pracovním místě v kancelářích fir­my.

Namísto 15 jen 5

„Navzdory technologickému pokroku řada firem, a to nejen v České republice, stále vyžaduje fyzickou přítomnost svých zaměstnanců v kanceláři a uchovává tištěné kopie většiny firemních dokumentů. Na jednoho zaměstnance dnes připadá v průměru 15 metrů čtverečních plochy, přičemž využitelná hodnota takového – obvykle pronajímaného – prostoru se pohybuje jen na úrovni 35 % – 50 %,“ říká Eduard Forejt, vedoucí oddělení kancelářských nemovitostí v pražské pobočce konzultační společnosti Jones Lang LaSalle. Podle něj se ale všechno rychle změní a kanceláře budou v roce 2020 vypadat úplně jinak. Hnacím motorem v posunu vnímání administrativních prostor a jejich užívání bude akcelerovaná mobilita zaměstnanců, lépe řečeno – odstranění jakýchkoliv omezení pohybu zaměstnance jak v rámci firmy, tak mimo ni. Zásadní roli v tom sehrají technologie, díky kterým zaměstnanci už nebudou vázáni na kancelář, ani na konkrétní „své“ pracovní místo. „V nedaleké budoucnosti budou firmy na jedno pracovní místo potřebovat jen zhruba 5 metrů čtverečních, které navíc nebudou pevně vymezeny,“ prognózuje E. Forejt a dodává: „Kanceláře se stanou převážně místem setkání zaměstnanců, kam budou docházet diskutovat společné projekty, spolupracovat na svěřených úkolech a sdílet své znalosti a zkušenosti. Podíl ploch archívů, prostor pro IT, chodeb a kuchyněk klesne z dnešních 50 % a více procent na maximálně 15 %. Proti tomu významně vzroste plocha sdílených pracovišť, knihoven, jednacích místností, relaxačních zón či video-konferenčních místností. Systém kancelářské práce se prakticky úplně změní.“

Od metrů k lidem

Zavádění nových technologií – a tedy i změny v systému organizace administrativních prací – do praxe není ovšem tak úplně snadné. Jakkoli jejich přínosy praktické i ekonomické jsou nezpochybnitelné (např. cloud computing přesouvá kapacity firemního IT systému na externího dodavatele, což pochopitelně přináší snížení nákladů na techniku, vybavení a prostory), implementace naráží na několik bariér. V první řadě je to otázka spolehlivosti nových produktů, resp. technologií, pak zvláště v dobách hospodářské recese a nejistoty nevítaná potřeba investic, vedle toho také problematika ochrany firemních dat – a v neposlední řadě i bariéry kulturní. Nové technologie od všech a od managementu především vyžadují poměrně zásadní změny v pracovním stylu. „V České republice se nové způsoby kancelářské práce prosazují především u IT & Telco firem, inovativně uspořádané kanceláře mají například ve firmách AVG, Google či Vodafone, nebo u reklamních agentur. Nicméně k nové cestě využití kanceláří se i u nás přiklání stále více společností. Jedním z příkladů může být i nově budované sídlo vydavatelství Economia v Karlíně,“ konstatuje Eduard Forejt.

Novým „kancelářským“ trendům se ovšem budou muset v nejbližších letech přizpůsobit nejen zaměstnavatelé a zaměstnanci, ale také developeři a majitelé kancelářských budov. Bill Page, evropský ředitel výzkumu realitního trhu v Jones Lang LaSalle, vysvětluje: „Na kancelářské prostory budou v následujících letech kladeny podstatně větší nároky z hlediska intenzity využívaní prostoru a větší flexibility. Za intenzivněji využívaný prostor ale bude možné požadovat vyšší nájemné – trh pravděpodobně přejde od nájemného za čtvereční metr k nájemnému za počet zaměstnanců, kteří prostor využívají.“

Foto: Spielberg OC