Kanceláře: klasika nebo open-space?

Diskuse, zda s kvalitním pracovním výkonem v kanceláři více více ladí systém open-space či klasické uspořádání, tedy menší uzavřené místnosti pro malý počet pracovníků, u nás neprobíhá příliš intenzívně. Přitom se zdá, že v praxi moderních kancelářských interiérů viditelně dominují open-space kanceláře, takže nějaká debata, pokud probíhá, má jen ryze teoretický charakter. Anketa SF, v níž byli respondenty hlavně developerské společnosti, například Passerinvest Group či Ekospol, nicméně ukázala, že přinejmenším v tomto odvětví situace tak jednoznačná není – ba dokonce naopak.

Zadání bylo snadné, šéfové developerských firem a také jedné advokátní kanceláře odpovídali na následující otázky:

A. Jak máte organizovány kancelářské prostory, jakou roli u vás hraje systém open-space? V čem vidíte výhody a nevýhody uspořádání, které jste zvolili?

B. Mají vaše zaměstnanci k dispozici nějaké relaxační zóny?

C. Hodně se dnes uvažuje o hot-deskingu (sdílení pracovního místa, respektive stolu) či vůbec zrušení standardní organizace kancelářského prostoru a jeho rozčlenění na různé zóny jako pracovní, konferenční, relaxační, telefonní atd. Jaká je budoucnost těchto vizí podle vašeho názoru?

Evžen Korec, Ekospol (70 zaměstnanců)

A.V naší společnosti nemáme žádné open-space prostory. Tento systém rozmístění zaměstnanců považuji za nesystémový, nesmyslný a především kontraproduktivní. Jako jeho zásadní problém vidím naprostou ztrátu soukromí zaměstnanců. Když nemáte v kanceláři dostatek soukromí, často dokonce ani vlastní stůl, jak se v takovém prostředí budete cítit? Pokud stojíte vašemu zaměstnavateli jen za pár metrů čtverečních pracovní plochy oddělené přepážkou a jediné, co máte, je jeden stůl, který někdy dokonce ani není váš a musíte se na něm střídat s kolegou, tak se do práce asi netěšíte a spíše počítáte minuty do konce pracovní doby. Otevřené kanceláře vytvářejí unifikované prostředí šedi a poslušnosti, kde není dobré vyčnívat. Jenže nic nezabíjí kreativitu, originální myšlení a proaktivní přístup více než právě šeď a rutina. Samozřejmě existují i specifické profese vyžadující intenzivní mezilidský kontakt, pro něž je otevřené pracoviště vhodné, typicky třeba prodejní oddělení, showroom nebo klientská centra. Pokud se ale bavíme o analytické, strategické, kreativní nebo jiné intelektuálně náročné práci, domnívám se, že velký open-space je naopak tím nejhorším možným řešením.

B. Relaxaci slouží kuchyňské kouty.

C. Hot-desking a podobné systémy, to jsou vize teoretiků života a teoretiků organizace. Žádnou praktickou budoucnost tento systém nemá.

Radim Passer, Passerinvest group (40 zaměstnanců)

A. Kanceláře máme organizovány v systému open-space, ale velkoryse pojatém, každý pracovník má pro sebe dostatek prostoru a soukromí. Pro vyřizování hovorů (pracovních i osobních) a pro setkávání kolegů v rámci vnitrofiremní komunikace máme dostatek malých oddělených buněk a jednaček. K výhodám tohoto typu organizace podle mne patří:

• větší rozvoj týmové práce, rychlejší předávání a sdílení informací,
• úspory nákladů na energie a prostor,
• prostory lze libovolně a variabilně rozdělovat a měnit do určitých zón či oddělení dle aktuálních potřeb,
• lepší kontrola nad zaměstnanci ze strany vedení,
• bližší vztah s kolegy (lépe se vzájemně znají a to pracovní i osobní stránce)
• kolegové se od sebe vzájemně učí.

Nevýhody existují, ale stejně tak se týkají i klasických uzavřených kanceláří, vše je to o toleranci mezi lidmi:

• kolegové se svými telefonáty či debatami ruší, občas tedy vzniká nedostatečný klid na práci,
• dohady nad výší teploty nastavené na klimatizaci.

B. Jako ideální relaxační zóna v teplém počasí slouží například upravený Baarův park s lavičkami a vodním prvkem či hřištěm pro pétanque přímo před administrativní budovou. Dále je možné využít střešní terasu, z které je skvělý výhled na celou Prahu. Neopomenutelným zaměstnaneckým benefitem je zvýhodněné klubové členství v exkluzivním wellness a fitness Balance Clubu Brumlovka, a to i v pracovní době, (samozřejmě po omezenou dobu), kam je možné zajít například na masáž, do sauny, zaplavat si či navštívit hodinu jógy a aktivně si odpočinout.

C. Takovému pojetí kanceláří budou pravděpodobně nakloněny IT obory, lidé věnující se kreativní práci apodobně, ale například pro banky a podobně založené společnosti s velkým množství úředníků je tato vize spíše nereálná. Budoucnost tyto nové typy organizace kancelářských prostor pravděpodobně nějakou mají, ale zcela určitě nebude převažovat nad poptávkou po klasickém kancelářském modelu. Jeho úspěšnost se bude také lišit podle zaměření jednotlivých firem. Konkrétně v našem oboru, kterým je development a správa nemovitostí, si tento systém představit nedovedu. Naší běžnou a nenahraditelnou praxí a prací je každodenní komunikace, řešení věcí, sdílení informací a osobní kontakt, který nelze nahradit ani nejdokonalejší technikou či systémem.

Marcel Soural, Trigema (160 zaměstnanců)

A. Kanceláře máme organizovány v klasickém stylu, respektive po jednotlivých odděleních. V každé místnosti sedí zhruba 6 – 10 lidí. Pro profese, jejichž hlavní činnost je mimo centrálu, třeba stavbyvedoucí, máme určen open-space se sdílenými pracovními místy, snažíme se tak o efektivní využití pracovního místa. Výhodu oddělených kanceláří vidím hlavně v tom, že zaměstnanci se vzájemně neruší při soustředění se na práci a na úkol.

B. Relaxaci slouží kuchyňky s kompletním vybavením a jídelními stoly.

C. Procenta funkčního rozdělení našich prostor přesně nevím, ale máme sedm jednacích místností, které se sdílejí všemi pracovníky pro jednání napříč firmou, tedy porady, školení a podobně, nebo pro jednání s třetími subjekty. Sdílení probíhá přes rezervaci prostor přes outlook. Sdílení konkrétních pracovních míst je podle mne vhodné pouze pro určité profese, respektive pro profese, jejichž hlavní činnost se odehrává mimo kancelář. V naší firmě s takovým systémem nepočítáme.

Leoš Anderle, Sekyra Group (50 zaměstnanců)

A. Kanceláře máme organizovány v klasickém stylu, management má vlastní, ostatní jsou v oddělených místnostech po 2 – 3 lidech. V tomto systému se neruší, mají dostatek úložných a pracovních prostor pro svou práci – v tomto je přece jen development specifický. Nevýhodou tohoto uspořádání je prostorová náročnost.

B. Relaxaci slouží kuchyňky jakožto samostatné místnosti a balkony.

C. Tyto vize jsou podle mne realistické jen pro určité tvůrčí profese, například reklamní agentury, grafická studia nebo IT designéry. Případně pro rozsáhlé pracovní týmy, které jsou složeny napříč jednotlivými odděleními či profesemi, kdy už v podstatě hlavní jednotkou nejsou jednotlivá specializovaná oddělení, ale pracovní skupiny. Pro naši činnost v tom perspektivu nevidím, nicméně pro firmu, kde lidé mohou většinu práce udělat v terénu nebo z domova, to bude jistě efektivní koncept. Těžko si ale takto představím fungování developera. Také je podle mého třeba mít kritický počet lidí, aby tento systém fungoval. Mám-li dva pracovníky v realitní kanceláři, těžko je nechám sdílet pracovní místo, budu-li jich mít dvacet, asi bude vzhledem k jejich pohybu v terénu určitý počet stolů skutečně trvale prázdný.

Tomáš Běhounek, advokátní kancelář bnt attorney-at-law (37 zaměstnanců)

A. Kanceláře máme organizovány klasických způsobem, tedy uzavřené, v průměru jedna místnost pro dva pracovníky. Hlavním smyslem tohoto uspořádání je, aby zaměstnanci měli dostatek klidu na práci.

B. Zaměstnanci mohou využít buď pohovku v knihovně, nebo například prostory v kuchyňském koutu.

C. Těžko posuzovat smysluplnost a efektivitu těchto uspořádání; naší kanceláře se tento model netýká. Cloud-office má budoucnost, ale záleží na druhu podnikání a na konkrétní pracovní pozici. Například v oblasti IT je to dnes už zcela běžná záležitost.